Świadczenie usług przechowywania dokumentów

2018-03-06 13:34:07
Ogłoszenie dodane przez: W.Michalak
Ten przetarg został już rozstrzygnięty. Oto wynik przetargu:

Rozstrzygnięcie przetargu Świadczenie usług przechowywania dokumentów

Branża: Inne

~~
ZAPYTANIE OFERTOWE

Zamówienie nr 12/ER-4/NO/2018/NU/PU

Do postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Postępowanie jest prowadzone w procedurze uproszczonej na podstawie Regulaminu udzielania zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane, obowiązującego w Miejskiej Energetyce Cieplnej Spółka z o.o. w Koszalinie, zamieszczonego na stronie internetowej zamawiającego w zakładce „przetargi”.
Użyte w zapytaniu ofertowym określenie „Przechowawca” oraz „Składający” oznacza odpowiednio „Wykonawcę” oraz „Zamawiającego” w rozumieniu ww. Regulaminu.

1. SKŁADAJĄCY:
1.1.  Miejska Energetyka Cieplne Spółka z o. o. w Koszalinie
         ul. Łużycka 25A
         75-111 Koszalin
   KRS nr 0000027924, NIP: 669-050-14-66
   godziny urzędowania: od 7:00 do 15:00
1.2.  Kontakt telefoniczny:
   Numer telefonu: 94 347 44 10
   Numer faksu: 94 347 44 11
1.3.  Kontakt elektroniczny:
   Strona internetowa: www.meckoszalin.pl
   Adres poczty elektronicznej: przetargi@meckoszalin.pl

2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
2.1.  Przedmiot zamówienia obejmuje: Świadczenie usług przechowywania dokumentów.

3. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

3.1.  Termin realizacji zamówienia: od dnia 3 kwietnia do dnia 31 grudnia 2020 r.

3.2. Wymagania szczegółowe związane z realizacją przedmiotu zamówienia:
3.2.1. Przedmiot zamówienia obejmuję usługę przejęcia, przechowywania, obsługę oraz wydzielenie akt przeterminowanych.
3.2.2. Dokumentacja przechowywana u dotychczasowego przechowawcy jest zarchiwizowana i uporządkowana, posiada spisy zdawczo-odbiorcze oraz nie przekracza 135 mb.
3.2.3. Zamówienie obejmuje przewóz dokumentacji znajdującej się u dotychczasowego przechowawcy – Koszalin ul. Wojska Polskiego 4 do siedziby Przechowawcy.
3.2.4. Przechowawca w trakcie trwania umowy dopuszcza przejęcie do przechowywania kolejnych dopływów aktowych na podstawie odrębnie sporządzonych spisów zdawczo-odbiorczych.
3.2.5. Składający przewiduje możliwość odebrania części zasobu przechowywanej dokumentacji (np. w celu jej niszczenia), co jest równoznaczne ze zmniejszeniem ilości mb przechowywanej u Przechowawcy dokumentacji. Przechowawca zobowiązuje się umożliwić osobom/firmie wskazanej przez Składającego odbiór dokumentacji, w szczególności dojazd samochodem pod pomieszczenie, w którym przechowywane są dokumenty.
3.2.6. Płatność za miesięczne wykonanie przedmiotu umowy będzie uiszczana przelewem na rachunek bankowy Przechowawcy w ciągu 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego miesięcznej faktury VAT.
3.3.  Przechowawca zobowiązany jest do:
3.3.1. Przewiezienia w dniu 3.04.2018 r. dokumentacji do swojej siedziby.
3.3.2. Zapewnienia pomieszczenia do przechowywania dokumentacji aktowej znajdującego się na terenie miasta Koszalina lub oddalonym o max. 20 km od granic Koszalina.
3.3.3. Przechowywania przejętego zasobu akt zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
3.3.4. Nieodpłatnego wypożyczania/udostępnienia dokumentacji upoważnionym pracownikom Spółki w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia, w dni robocze (poniedziałek-piątek, 7:00-15:00).
3.3.5. Nieodpłatnego dostarczenia do siedziby Składającego dokumentacji w ciągu 48 godzin od momentu zgłoszenia, w dni robocze (poniedziałek-piątek, 7:00-15:00).
3.3.6. Nieodpłatnego odbioru wypożyczonej dokumentacji z siedziby Składającego w terminie 48 godzin od momentu zgłoszenia, w dni robocze (poniedziałek-piątek, 7:00-15:00).
3.3.7. Przechowywania dokumentacji Składającego w stanie nienaruszonym, umożliwiającym pełne korzystanie z niej przez cały okres obowiązywania umowy. W warunkach zgodnych z obowiązującymi przepisami w tym zakresie zapewniających jej należyte zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, pożarem, zalaniem, zniszczeniem, uszkodzeniem, promieniowaniem UV bądź utratą.
3.3.8. Posiadania przez cały okres obowiązywania umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, związanej z przedmiotem zamówienia, z sumą ubezpieczenia nie mniejszą niż 100 000,00 zł obejmującą szkody wynikłe w trakcie przechowywania dokumentacji.

4. INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH I WARIANTOWYCH:
4.1.  Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
4.2.  Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

5. KRYTERIA OCENY OFERT I ICH ZNACZENIE:
5.1.  Oferty oceniane będą punktowo.
5.2.  Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie poniższych kryteriów (nazwa kryterium, waga):

L.p.                   Nazwa kryterium                                                                                               Waga %
1.    Łączna cena brutto za cały okres obowiązywania przedmiotu zamówienia                        90
2.    Cena ofertowa brutto za 1 mb zgromadzonych akt                                                                  5
3.    Cena brutto za jednorazową usługę przewozu dokumentacji                                                 5

5.3.  Sposób obliczenia oferty zostanie dokonany wg poniższego algorytmu:


1) kryteria:       
                                 
   C =     C 0 / C 1  x   Zc   x   100
                                              
gdzie:
C -   wskaźnik oceny punktowej wg kryterium „C” [pkt],
C 0 -   najniższa wartość parametru spośród zaproponowanych we wszystkich ofertach podlegających ocenie,
C 1 -   wartość parametru w ocenianej ofercie,
Zc -   znaczenie przypisane kryterium „C” [%].

5.4.  Ocena ostateczna zostanie ustalona poprzez zsumowanie wszystkich wskaźników oceny punktowej, odpowiadających kryteriom oceny ofert.
5.5.  Ocena i wybór oferty najkorzystniejszej zostanie dokonany wg sposobu punktowania ustalonego przez Składającego w niniejszym zapytaniu ofertowym.
5.6.  Maksymalna ilość punktów, jaką po uwzględnieniu wagi, może osiągnąć oferta wynosi 100.
5.7.  Składający przyzna zamówienie Przechowawcy, którego oferta spełnia wymagania określone w zapytaniu ofertowym oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą wg przyjętych kryteriów oceny ofert, tj. z najwyższą liczbą przyznanych punktów.

6. MIEJSCE, SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
Oferty należy przesłać/składać do dnia 16.03.2018 r., do godz. 13:00, na adres Składającego podany w punkcie 1.1 niniejszego zapytania ofertowego, sekretariat - pokój nr 10.
Oferta powinna być przesłana/złożona w formie pisemnej na adres Składającego sekretariat - pokój nr 10, w zabezpieczonej kopercie z dopiskiem „Świadczenie usług przechowywania dokumentów”.

7. ZAWARTOŚĆ OFERTY:
7.1.  W skład oferty muszą wchodzić:

7.1.1. Formularz ofertowy (wzór druku) - załącznik nr 1
7.2.   Do oferty należy dołączyć:
7.2.1.  Zaświadczenie wydane przez Marszałka Województwa Zachodniopomorskiego   potwierdzające, że Przechowawca jest wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, w zakresie wszystkich wynikających z ustawy zobowiązań – Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217).

7.3.  Oferta powinna być podpisana (podpis powinien pozwolić na ustalenie tożsamości osoby, która go złożyła), a kserokopie dokumentów dołączonych do oferty potwierdzone za zgodność z oryginałem na każdej stronie, na której znajduje się jego treść przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

8. OSOBA UPRAWNIONA DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI:
8.1. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Wykonawcy  i Zamawiający przekazują pisemnie, elektronicznie lub faksem z zastrzeżeniem, że dokumenty przekazywane przez Wykonawców na wezwanie Zamawiającego, w celu  ich uzupełnienia będą przekazane w formie faksu lub e-maila i zostaną niezwłocznie przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego lub przedłożone osobiście.
8.2. Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami, jest:
Danuta Tatarowicz, tel. 94 347 44 22
e-mail:danuta.tatarowicz@gmail.com
od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 7:00 a 14:00.

9. ROZSTRZYGNIĘCIE POSTĘPOWANIA:
Postępowanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte niezwłocznie po sprawdzeniu i ocenie ofert oraz przeprowadzeniu innych czynności, o których mowa w pkt 7 Regulaminu.
Oferta podlega odrzuceniu w przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w pkt 7.19 Regulaminu.
Postępowanie podlega unieważnieniu w przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w pkt 7.21 Regulaminu oraz może zostać unieważnione bez podania przyczyn, zgodnie z pkt 7.22 Regulaminu.

10. UMOWY:
10.1. Przechowawca, którego oferta zostanie uznana jako najkorzystniejsza będzie zobowiązany do zawarcia umowy na realizację zamówienia stanowiącej załącznik nr 2.
10.2. Przechowawca będzie zobowiązany również do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik nr 3.

11. KLAUZULA INFORMACYJNA (DOTYCZY OSÓB FIZYCZNYCH):
Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Miejska Energetyka Cieplna Spółka z o.o. w Koszalinie, z siedzibą przy ul. Łużyckiej 25A informuje, iż:
• jest administratorem Pani/Pana danych osobowych,
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia i nie będą udostępniane innym podmiotom,
• posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne.

12. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
12.1.  Formularz ofertowy (wzór druku) - załącznik nr 1.
12.2.  Projekt umowy (wzór druku) - załącznik nr 2.
12.3.  Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – załącznik nr 3.

                  ZATWIERDZAM
                 CZŁONEK ZARZĄDU
                   Adam Wyszomirski
                 /podpis na oryginale/

Koszalin, dnia 6.03.2018 r.

Załączniki:

  • UWAGA_2.Zapytanie_i_odpowiedź_do_Wykonawców_.pdf
    (824.17 KB)
  • UWAGA._Sprostowanie_do_zap_._ofertowego_._Wykonawcy_.pdf
    (434.14 KB)
  • Załącznik_nr_1._Formularz_ofertowy_56.doc
    (74.5 KB)
  • Załącznik_nr_2._Umowa_projekt_._.pdf
    (3685.52 KB)
  • Załącznik_nr_3.Umowa_powierzenia_przetw_._danych_osobowych_.pdf
    (3286.01 KB)

Miejska Energetyka Cieplna Spółka z o.o. w Koszalinie, 75-111 Koszalin, ul. Łużycka 25A, e-mail: | ©2008-2015 strony www Koszalin
Zapoznaj się z naszą polityką prywatności.