2019-02-26 09:28:46
Ogłoszenie dodane przez: M.MyzikTen przetarg został już rozstrzygnięty. Oto wynik przetargu:
Rozstrzygnięcie przetargu Dzierżawa cyfrowej kopiarki wraz z jej obsługą serwisowo-materiałową, przez okres 84 miesięcy
Branża: Branża informatycznaZAPYTANIE OFERTOWE
Zamówienie nr 08/ER-4/NX/2019/NU/PU
Do postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Postępowanie jest prowadzone w procedurze uproszczonej na podstawie regulaminu udzielania zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane, obowiązującego w Miejskiej Energetyce Cieplnej Spółka z o.o. w Koszalinie, zamieszczonego na stronie internetowej zamawiającego w zakładce „przetargi”.
- ZAMAWIAJĄCY:
Miejska Energetyka Cieplne Spółka z o.o. w Koszalinie
ul. Łużycka 25A
75-211 Koszalin
KRS nr 0000027924 NIP: 669-050-14-66
adres strony internetowej: www.meckoszalin.pl
e-mail: przetargi@meckoszalin.pl
- OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest dzierżawa cyfrowej kopiarki wraz z jej obsługą serwisowo-materiałową, przez okres 84 miesięcy.
Zamawiający posiada w budynku siedziby dwa urządzenia Toshiba e-2505AC wraz z wyposażeniem:
a) automatyczny podajnik dokumentów dwustronnych, jednoprzebiegowy skaner dwustronny Toshiba MR-4000,
b) podajnik dużej pojemności na 2000 arkuszy Toshiba KD 1059A4,
c) serwer dla wydruku podążającego Toshiba GS 1090,
d) czytnik dla kart zbliżeniowych TWN3 MIFARE,
pracujące w funkcjonalności druku podążającego, bez udziału zewnętrznego serwera i oprogramowania.
2.1. Dzierżawa urządzenia wielofunkcyjnego.
1. Zamawiający zamawia dzierżawę cyfrowej kopiarki z dodatkowym wyposażeniem:
a) automatycznym podajnikiem dokumentów dwustronnych, jednoprzebiegowym skanerem dwustronnym,
b) podajnikiem dużej pojemności na 2000 arkuszy,
c) serwerem dla wydruku podążającego,
d) czytnikiem dla kart zbliżeniowych,
2. Wykonawca powinien zaoferować dzierżawę kopiarki cyfrowej wraz ze wskazanym wyposażeniem dodatkowym – całość o parametrach i funkcjach, nie gorszych niż posiadane przez Zamawiającego dwie kopiarki Toshiba e-2505AC i w pełni z nimi współpracującą w zakresie druku podążającego, bez udziału zewnętrznego serwera i oprogramowania.
- W przypadku zaoferowania kopiarki oraz wyposażenia dodatkowego innego producenta lub modelu (oferta równoważna), Wykonawca jest obowiązany wykazać, że zaoferowana kopiarka oraz wyposażenie dodatkowe posiada parametry i funkcje nie gorsze niż kopiarki wraz z wyposażeniem posiadane przez Zamawiającego. W tym celu Wykonawca dołączy do oferty kartę katalogową lub opis parametrów i funkcji zaoferowanej kopiarki i wyposażenia dodatkowego.
- W urządzeniu musi być zainstalowane oprogramowanie zapewniające pełną funkcjonalność druku podążającego i uwierzytelnienia użytkownika kartą Mifare, bez konieczności instalacji na zewnętrznych komputerach lub serwerach – współpracujące z posiadanymi przez Zamawiającego dwoma urządzeniami Toshiba.
- W zakresie druku podążającego Zamawiający wymaga, aby wydruk wysłany przez użytkownika z komputera przez sieć LAN (Ethernet) do systemu druku podążającego mógł być wydrukowany na dowolnym urządzeniu w tym systemie, na którym użytkownik się uwierzytelni.
- Wykonawca winien dostarczyć z dzierżawionym urządzeniem wszystkie materiały eksploatacyjne, wyposażenie, moduły, komponenty i części zamienne wymagane do rozpoczęcia pracy urządzenia (z wyjątkiem papieru), w szczególności: przewody zasilające i sygnałowe oraz komplet tonerów.
- Szacunkowe obciążenie miesięczne urządzenia: 6,5 tys. wydruków.
2.2. Prace montażowe i konfiguracyjne.
- Sprzęt wchodzący w skład przedmiotu zamówienia winien zostać rozładowany i wstawiony przez Wykonawcę, w miejsce wskazane przez Zamawiającego, tj. parter budynku biurowego przy ul. Łużyckiej 25A w Koszalinie.
- Dostarczone urządzenie wraz z ewentualnymi modułami i dodatkowym wyposażeniem winno być zmontowane w miejscu instalacji, a oprogramowanie – wgrane, aktywowane i skonfigurowane do pracy, w szczególności do uwierzytelniania kartą zbliżeniową i druku podążającego.
- Zamawiający udzieli Wykonawcy niezbędnej pomocy, tj. udostępni sieć, komputery czy adresy IP.
2.3. Kompleksowa obsługa serwisowa.
- Zamawiający wymaga od Wykonawcy świadczenia obsługi serwisowo-materiałowej od dnia protokolarnego odbioru kopiarki wraz z jej montażem i konfiguracją przez okres 84 miesięcy.
- W ramach obsługi serwisowo-materiałowej Wykonawca zapewni w szczególności:
a) pełną diagnostykę stanu technicznego,
b) regulacje, aktualizacje oprogramowania maszyny,
c) naprawy zaistniałych uszkodzeń,
d) wymiany części zamiennych okresowo zużywających się,
e) urządzenie zastępcze na czas naprawy,
f) dostawy wszystkich materiałów eksploatacyjnych za wyjątkiem papieru.
3. Zamawiający zapewnia miejsce dla urządzenia, prąd, sieć komputerową z dostępem do Internetu, papier i obsługę przeszkolonych administratorów – reszta zagadnień, wymagana do utrzymania urządzenia w sprawności, wchodzi w zakres obsługi serwisowo-materiałowej, świadczonej przez Wykonawcę, poza uszkodzeniami mechanicznymi części obudowy oraz uszkodzeniami innych elementów powstałymi w wyniku eksploatacji niezgodnej z instrukcją obsługi.
4. Zamawiający wymaga czasu reakcji serwisu Wykonawcy do 8 godzin od zgłoszenia automatycznego lub przez pracowników Zamawiającego. Przez dni robocze rozumie się dni od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 15:00.
5. W razie braku możliwości, w czasie 48 godzin od zgłoszenia, przywrócenia sprawnego działania urządzenia zgodnie z jego instrukcją obsługi, Zamawiający wymaga udostępnienia przez Wykonawcę urządzenia zastępczego, w czasie 72 godzin od zgłoszenia, bez dodatkowych kosztów, do czasu przywrócenia działania urządzenia niedziałającego.
2.4. Wymagania szczegółowe związane z przedmiotem zamówienia.
- Rozliczenie dzierżawy będzie następowało na koniec każdego miesiąca kalendarzowego, na podstawie ceny zaoferowanej przez Wykonawcę w niniejszym postępowaniu. Cena dzierżawy stanowi kryterium oceny ofert.
- Rozliczenie obsługi serwisowo-materiałowej będzie następowało na koniec każdego miesiąca kalendarzowego, na podstawie ilości wydrukowanych przez Zamawiającego stron (ilości zaczerpnięte z liczników urządzenia) oraz cen za wydruki mono i kolor zgodnie ze złożoną ofertą. Ceny za wydruki stanowią kryteria oceny ofert.
- Zamawiający nie będzie ponosił za dzierżawę i obsługę serwisowo-materiałową żadnych dodatkowych kosztów, poza wymienionymi w niniejszym punkcie.
- Rozliczenie za dzierżawę i obsługę serwisową będzie dokonywane jedną fakturą miesięczną, zawierającą odrębne pozycje dla dzierżawy i obsługi serwisowej. Do każdej faktury będzie dołączony raport zawierający dokładne ilości wydrukowanych stron, stanowiące podstawę rozliczenia obsługi serwisowej.
- Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty okresowych faktur za przedmiot zamówienia w terminie 14 dni, licząc od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego.
Zamawiający dopuszcza wykonanie przedmiotu zamówienia przy pomocy podwykonawców.
Podwykonawcą na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia, jest każda osoba trzecia, której Wykonawca zleca realizację jakiejkolwiek części zamówienia z wyłączeniem poddostawców. Podwykonawcą może być wyłącznie producent oferowanego urządzenia lub podmiot posiadający status autoryzowanego partnera producenta oferowanego urządzenia, uprawniony do jego serwisowania.
- INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH I WARIANTOWYCH:
3.1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3.2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
- WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dostarczył urządzenie ze wszystkimi niezbędnymi podzespołami oraz podłączył je u Zamawiającego i wykonał wymagane prace konfiguracyjne w terminie do 14 dni od dnia zawarcia umowy.
- OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIA:
O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy są producentami oferowanego urządzenia lub posiadają status autoryzowanego partnera producenta oferowanego urządzenia i są uprawnieni do jego serwisowania.
Do oferty należy dołączyć:
w przypadku, gdy Wykonawca nie jest producentem oferowanego urządzenia – dokument poświadczający status autoryzowanego partnera producenta oferowanego urządzenia, uprawnionego do serwisowania tego urządzenia, kserokopia dokumentu musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem na każdej stronie, na której znajduje się treść dokumentu
Zamawiający dokona oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu na podstawie załączonego do oferty dokumentu zgodnie z formułą „spełnia- nie spełnia”.
- OPIS KRYTERIÓW WYBORU WYKONAWCY:
Oferty oceniane będą punktowo zgodnie z metodologią przyznawania punktów.
W postępowaniu zostanie wybrana oferta Wykonawcy, który zdobędzie najwyższą liczbę punktów zsumowanych w ramach wszystkich kryteriów przedstawionych poniżej:
| L.p. | Nazwa kryterium | Waga % |
| 1 | Cena brutto miesięcznej dzierżawy urządzenia | 34 % |
| 2 | Cena brutto wydruku jednej strony mono, zgodnie z pkt.2.3. | 33 % |
| 3 | Cena brutto wydruku jednej strony kolor, zgodnie z pkt.2.3. | 33 % |
Ad 1. Łączna cena oferty brutto za miesięczną dzierżawę urządzenia – 34 %
C = cena najniższa / cena badanej oferty x 34 pkt
Przy ocenie wysokości proponowanej ceny, najwyżej będzie punktowana oferta złożona przez Wykonawcę, który zaproponuje najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia dotyczącego Ad 1. Oferta o najniższej cenie uzyska 34 punkty, pozostałe oferty – ilość punktów wyliczona według powyższego wzoru.
Ad 2. Cena brutto wydruku jednej strony mono w okresie oferowanej kompleksowej obsługi serwisowej – 33 %
CM = najnizsza cena wydruku mono / cena wydruku mono badanej oferty x 33 pkt
Przy ocenie wysokości proponowanej ceny, najwyżej będzie punktowana oferta złożona przez Wykonawcę, który zaproponuje najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia dotyczącego Ad 2. Oferta o najniższej cenie uzyska 33 punktów, pozostałe oferty – ilość punktów wyliczona według powyższego wzoru.
Ad 3. Cena brutto wydruku jednej strony kolor w okresie oferowanej kompleksowej obsługi serwisowej – 33 %
CK = najniższa cena wydruku kolor / cena wydruku kolor badanej oferty x 33 pkt
Przy ocenie wysokości proponowanej ceny, najwyżej będzie punktowana oferta złożona przez Wykonawcę, który zaproponuje najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia dotyczącego Ad 2. Oferta o najniższej cenie uzyska 33 punktów, pozostałe oferty – ilość punktów wyliczona według powyższego wzoru.
Maksymalna ilość punktów, jaką po uwzględnieniu wagi, może osiągnąć oferta wynosi 100.
Komisja przetargowa dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.
Ocena ostateczna ofert zostanie ustalona poprzez zsumowanie wszystkich wskaźników oceny punktowej, odpowiadających kryteriom oceny ofert.
Jeżeli wybór oferty najkorzystniejszej będzie niemożliwy z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów (przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów), Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną.
- MIEJSCE, SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
Oferty należy przesłać/składać do dnia 08.03.2019 r. do godz. 12:00 w formie pisemnej na adres Zamawiającego podany w punkcie 1 niniejszego zapytania ofertowego, sekretariat, pokój nr 10.
Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają formy analogicznej, jaką zastosowano zgodnie z wyżej wskazanymi sposobami składania ofert.
Wykonawca nie może wycofać oferty lub wprowadzić zmiany w jej treści po upływie terminu składania ofert. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert.
- OFERTA MUSI ZAWIERAĆ NASTĘPUJĄCE DOKUMENTY:
1. Formularz ofertowy – (wzór druku) – załącznik nr 2.
2. Pełnomocnictwa osób podpisujących ofertę do podejmowania zobowiązań w imieniu
Wykonawcy składającego ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów.
W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo określające jego zakres, podpisane (podpis powinien pozwolić na ustalenie tożsamości osoby, która go złożyła), przez osoby reprezentujące Wykonawcę. Dołączone pełnomocnictwo powinno być w oryginale lub kserokopii potwierdzonej przez notariusza.
3. Dokument wskazany pkt 5.
4. Kartę katalogową lub opis urządzenia – w przypadku zaoferowania urządzenia i/lub wyposażenia równoważnego.
- WYMAGANIA FORMALNE DLA OFERTY:
Oferta powinna być podpisana (podpis powinien pozwolić na ustalenie tożsamości osoby, która go złożyła), a kserokopie dokumentów dołączonych do oferty potwierdzone za zgodność z oryginałem na każdej stronie, na której znajduje się jego treść przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa, z zastrzeżeniem pkt 8 ppkt 2.
- ROZSTRZYGNIĘCIE POSTĘPOWANIA:
Postępowanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte niezwłocznie po sprawdzeniu i ocenie ofert oraz przeprowadzeniu innych czynności, o których mowa w pkt 7 regulaminu.
Oferta podlega odrzuceniu w przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w pkt 7.19 regulaminu.
Postępowanie podlega unieważnieniu w przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w pkt 7.21 regulaminu oraz może zostać unieważnione bez podania przyczyn, zgodnie z pkt 7.22 regulaminu.
- OSOBY DO KONTAKTU:
Osobami upoważnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami są:
- w sprawach formalnych:
Karolina Święch
telefon: 94 347 44 02; e-mail: karolina.swiech@meckoszalin.pl
od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 7:00 a 14:30.
- w sprawach merytorycznych:
Krzysztof Glinka
telefon: 94 347 44 49; e-mail: krzysztof.glinka@meckoszalin.pl
od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 7:00 a 14:30.
- INFORMACJE O ZASADACH PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ PRZYSŁUGUJĄCYCH W TYM ZAKRESIE PRAWACH:
Informacja ta związana jest z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego RODO.
Szczegółowe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych opisano poniżej.
KLAUZULA INFORMACYJNA:
Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „Rozporządzeniem”, informujemy, że:
- Administrator danych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejska Energetyka Cieplna Spółka z o.o. z siedzibą w Koszalinie, adres: ul. Łużycka 25A, 75-111 Koszalin, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Koszalinie, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000027924, NIP: 669-050-14-66, Kapitał zakładowy: 48.677.000,00 PLN, zwana dalej „Spółką”.
- Inspektor Ochrony Danych
W Spółce powołany został Inspektor Danych Osobowych. Adres: Inspektor Danych Osobowych, ul. Łużycka 25A, 75-111 Koszalin, adres email: iodo@meckoszalin.pl.
- Cel przetwarzania danych i podstawy prawne
Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Spółkę w następujących celach:
- przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia- na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia,
- zawarcia umowy z wybranym wykonawcą – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia,
- realizacji umowy z wybranym wykonawcą – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b-c Rozporządzenia,
- rozpatrzenia reklamacji, wniosków oraz odwołań- na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b-c
i lit. f Rozporządzenia, - marketingu- na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia,
- ustalenia i dochodzenia roszczeń– na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia,
- realizacji kontaktów- na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia.
- Udostępnianie danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane przez Spółkę:
- podmiotom i organom, którym Spółka jest zobowiązana udostępniać dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
- firmom obsługującym systemy teleinformatyczne Spółki,
- podmiotom świadczącym Spółce usługi remontowo-inwestycyjne, doradcze, konsultacyjne, audytowe oraz pomoc prawną, podatkową, rachunkową,
- podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, które świadczą usługi na rzecz Spółki
- Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/ organizacji międzynarodowej.
- Okres przechowywania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:
- złożone oferty w postępowaniu – 4 lata,
- oferta wybranego Wykonawcy – przez okres obowiązywania umowy, a po jego upływie przez okres niezbędny do np. obsługi reklamacji, zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących Administratorowi, wypełnienia obowiązku prawnego (np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych),
- do ustania celu biznesowego.
- Przysługujące prawa
W zawiązku z przetwarzaniem przez Spółkę Pani/Pan danych osobowych, przysługuje Pani/Panu:
- prawo dostępu do treści swoich danych
- prawo do sprostowania danych osobowych,
- prawo usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym),
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych do innego administratora,
- prawo wniesienia sprzeciwu,
- prawo do cofnięcia zgody w przypadku, gdy Spółka będzie przetwarzała Pani/Pana dane osobowe w oparciu o zgodę, w dowolnym momencie i w dowolny sposób, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia.
Z powyższych praw (a-g) można skorzystać, składając wniosek na adres mailowy: iodo@meckoszalin.pl lub za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Łużycka 25A, 75-111 Koszalin.
- Wymóg podania danych
Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy zawartej ze Spółką, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości zawarcia i wykonania umowy zawartej ze Spółką.
- Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie
Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania. W celu wypełnienia obowiązków wynikających z RODO, Zamawiający zwraca się z prośbą
o przekazanie osobom wskazanych w ofercie oraz osobom wykonującym umowę, informacji o zasadach przetwarzania danych osobowych tych osób oraz o przysługujących tym osobom prawach z tym związanych.
Szczegółowe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
W przypadku, gdy do oferty zostaną dołączone dokumenty nie wymagane w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia, a będą one zawierały dane osobowe, Zamawiający dokona anonimizacji tych danych.
- ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
- Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy.
- Załącznik nr 2 – Projekt umowy.
- Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna.
ZATWIERDZAM
Członek Zarządu
dr Adam Wyszomirski
/podpis na oryginale/
Koszalin, 26.02.2019 r.
Załączniki:
- Zał._nr_1_-_Formularz_ofertowy_.doc(113.5 KB)
- Zał._nr_2_-_Projekt_umowy_._.pdf(332.76 KB)
- Zał._do_umowy_-_Protokół_odbioru_.doc(55.5 KB)
- Zał._nr_3_-_Klauzula_informacyjna_.doc(64 KB)